Etiketler

BİR YÖNETİM ARACI OLARAK E-POSTANIN KULLANILMASI

Günümüzde sosyal medyanın bile artık bir yönetim aracı olarak kullanıldığını düşünürsek, bir önceki adıma bakıp, e-posta’yı hangi noktalarda yönetim aracı olarak kullandığımıza veya kullanabileceğimize bir bakalım ve kendimize gerçekten bunu yapıp yapmadığımızı soralım.

E-Posta, çok iyi bir yönetim aracıdır. Atamaların yapılması, beklentilerin ve ilerlemelerin izlenmesi gibi bir takım görevlerin yönetimi için uygundur. Bu görevleri gerçekleştirmenin yanı sıra, e-posta ağları kurmak ve işbirliği oluşturmak için de rahatlıkla kullanılabilir.

Bir Ekip Oluşturmak 

E-posta ekipler oluşturmanıza yardım edebilir. Özellikle, uzaktaki üyeleri bir araya getirebilir. Bunu nasıl yapar? Ekip üyelerinin kendi aralarında beyin fırtınası yapmalarına imkan sağlar. Böylece fikir alışverişi yapılarak, en doğru, en verimli çalışmaların, ortak bir fikir çerçevesinde uygulanabilirliğini artırır. Ekip üyeleri farklı binalarda, farklı şehirlerde hatta farklı ülkelerde olsa bile verimli ortak çalışmalar yürütülebilir.

Bir Proje Geliştirmek

E-posta bir projenin gelişim basamaklarının daha kolay ilerlemesini sağlayabilir. E-posta, paylaşımlar, bilgi dokümanlarının dağıtılması, tartışma süreci ve karar alınma süreci için hızlı bir yol sağlar.

Kişisel İlgi Göstermek

İyi yöneticiler çalışanlarıyla kişisel ilişkiler de kurarlar. E-mail buna da imkan tanır, örneğin, yöneticinin uzakta çalışan personeliyle birebir ilgilenmesini sağlar.

E-Postayı Bir Yönetim Aracı Olarak Kullanırken Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler

E-posta iş dünyasının bir çok aracı gibi istismara açık bir yoldur. İstismarı önlemek için yöneticilerin aşağıdaki noktaları unutmamaları gerekir.

SADECE E-POSTAYA GÜVENMEYİN:

E-mail’i kişisel etkileşimde bir vekil gibi kullanmayın.

  • E-mail asla sizin fiziksel varlığınız kadar güçlü bir yol olmayacaktır. Bu nedenle özellikle uzaktaki çalışanlarınız için zaman zaman kullanabileceğiniz etkili bir yönetim aracı olabilir. Ancak tek başına asla yeterli değildir. Unutmamalısınız ki, kişisel bir tartışma, yüz yüze yapılan bir toplantı, veya bir telefon konuşması her zaman daha etkili bir yol olacaktır. E-maili bunların yanında destek ve daha hızlı ulaşma yolu olarak kullanabilirsiniz.
  • Bizzat kendisi ile ilgili önemli bir duyuru için kullanılabilir.
  • Asla,  bir çalışan üzerinde disiplin kurmak, çalışana hassas bir konuyu dile getirmek veya kötü bir haber vermek amacıyla e-mail kullanılmamalıdır.

KENDİNİZİ KONTROL EDİN:

  • E-posta gönderilmeden önce mutlaka okunmalıdır ve gerekiyorsa tekrar düzenlenmelidir.
  • E-mail verimli olmalı, öncelikle iş yapmak için kullanıldığı unutulmamalıdır.

E-POSTAYI KISA TUTUN:

Mesajlar olduğunca basit ve bir konuyu işaret edecek şekilde yazılmalıdır. Çalışanlarınızın zamanına saygı göstermelisiniz.

  • Konu kısmını anlaşılır ve çekici bir şekilde oluşturmalısınız.
  • Açıkçası, konunuzu, içeriğinizi ve önceliklerinizi önceden tanımlamalısınız. Bu doğrultuda herhangi bir eyleme veya takip etmeye ihtiyaç duyabilirsiniz. Bunların önceden ortaya konmuş olması gerekir.
  • Uzun mesajlar asla hemen okunmayacaktır hatta bazen hiç okunmayabilirler, bunu aklınızdan çıkarmamalısınız.

GÖNDERİLECEKLER LİSTENİZİ KISA TUTUN

Mesajınızı sadece gerçekten ilgili olan kişilere gönderin. Doğrudan konuyla ilgisi olmayan kişilerin boşuna zamanını almanıza gerek yoktur. Gerekli durumlarda mesajı gönderdiğiniz kişiler, diğerlerini konuyla ilgili bilgilendirebilirler.

  • Sadece sorumlu veya ilgili olduğunu düşündüğünüz kişilere maili gönderiniz. Gerçekten gerekmiyorsa ilgili kişinin yöneticisini veya çalışanını CC’ye (gönderilenler veye bilgilendirilecekler) koymanıza gerek yoktur. Çalışanlara zaten kendileriyle direkt ilgili birçok mail düşmektedir ve doğrudan ilgisi olmayan mailler zaman kaybından başka bir şeye yol açmaz.
  • Çalışanlar kendileriyle ilgili olmayan mailleri okumak istemezler ve bu durum iş verimini düşürür.

 ADİL VE SAYGILI BİR DİL KULLANIN

Yönetimde e-posta yolunu kullanırken her zaman adil ve saygılı bir dil kullanmalısınız. Kelimelerinizi seçerken okuyucunuz üzerinde nasıl bir etki bırakacağını düşünerek seçmelisiniz. Her zaman kelimelerinizin cinsiyet, etnik köken, engellilik, din ve yaş gibi özelliklere yönelik negatif çağrışımlar yapmadığından emin olmalısınız.

Sonuç olarak, günümüzde çalışanların günlerinin yaklaşık % 70’ini belki daha fazlasını bilgisayar karşısında geçirdiklerini düşünürsek. Yöneticilerin bu durumu değerlendirmesi zorunlu hale gelmiştir. E-posta da bir yönetim aracı olarak kullanılmaktadır, önemli olan bu aracı en doğru ve etkili biçimde kullanabilmektir.

(Kaynak:”Writing Effective E-Mail”, Verne Meyer, Pat Sebranek, John Van Rys)

Reklamlar