Etiketler

,

presentationzen_3İKİNCİ BÖLÜM :

ORGANİZASYON VE HAZIRLIK İPUÇLARI

Presentation-zen kitabının ilk bölüm özetinde, daha çok presentasyon-zen anlayışının ne olduğundan bahsetmiştim. Bu bölümde ise, presentasyonlarda organizasyon ve hazırlık ipuçlarından bahsedeceğim. Aşağıda, yazarın diliyle konuyu özetlemeye çalıştım. Koyu renkle yazılanlar kendi düşüncelerimdir.

 

1. Sonunu düşünerek başlayın
Power-point’i açmadan, oturun ve sunum gününüzü düşünün. Konuşmanızın gerçek amacı nedir? Konuşma yapmanız neden istendi? Katılımcılar ne bekliyorlar? Size göre, katılımcıların söz gelimi 30-dakika sürecek sunumunuzdan, alması gereken en önemli mesajlar nelerdir? Unutmayın ki, sizden sadece bilgi paylaşmanız istenmiş olsa dahi, katılımcılar açısından sadece bilgi aktarımı arzu edilen bir deneyim olamaz. Sonuç olarak, bilgi iletimi sunumunuzun tek amacı olsaydı, katılımcılar bunu yazılı malzemeleri okuyarak ta yapabilirlerdi. (Bu önemli bir nokta, eğer sonuç odaklı davranmazsanız, baştan varmak istediğiniz noktayı veya hedef davranışları belirlemezseniz ipinucu bir yerlerde kaçabilir ve sunumu hazırlamakta da zorluk çekebilirsiniz.)

2. Hedef kitlenizi mümkün olduğu kadar iyi tanıyın.
Sunumunuzun içeriğini belirlemeden önce, kendinize hedef kitleyle ilgili sormanız gereken bazı temel sorular bulunmaktadır.
• Hedef kitle kimdir? Geçmiş hikayeleri nedir? Sunum yapacağınız konuda ön bilgileri var mıdır? Varsa ne kadardır?
• Etkinliğin amacı nedir? İlham vermek mi? Somut pratik bilgiler vermek mi? Tavsiyede bulunmaktan daha çok, kavramlar ve teoriyi aktarmak mı?
• Konuşma yapmanız neden istendi? Sizden beklenen nedir?
• Sunumu nerede yapacaksınız? Etkinliğin yeri ve sunumun yapılacağı salonla ilgili edinebildiğiniz bütün bilgiyi edinin. (Buna göre materyal veya donanım eksikliğini önceden giderme olanağınız olacaktır. Mümkünse önceden sunum yapacağınız yeri ziyaret ederek bir deneme yapın.)
• Ne zaman? Hazırlanmak için yeterli zamanınız var mı? Günün hangi zamanı? Farklı sunucular varsa, sahneye çıkma sırası ne şekildedir? (Her zaman ilk, ya da son sunan olmayı talep edin.) Haftanın hangi günü? Bunların hepsi fark yaratır.

 
3. İçerik, içerik, içerik
Sunumunuz ne kadar etkili, görselleriniz ne kadar güzel ve profesyonel olursa olsun, sunumunuz somut bir içeriğe dayalı değilse, başarılı olamaz. Beni yanlış anlamayın: iyi bir içerik günü kurtarır demek istemiyorum. Hatta, bunu başarması neredeyse imkansızdır ama iyi bir içerik yeterli olmasa da, gereklidir. Presentasyonunuzun hazırlığı, somut bir içerikle başlamalı, daha sonra hedef kitlenizle aranızda bağ kurmanızı sağlayacak bir hikayeye dönüşmelidir. İyi bir içerikten bahsederken, size hedef kitlenizin üzerine bilgiyi boşaltmamanız için yalvarıyorum. Bu da bizi “sadelik” konusuna getirmektedir.

 
4. Sade tutun.
Sadelik aptallık demek değildir. Doğrusunu söylemek gerekirse, bir şeyi basit ve sade tutmanın aptallık olduğunu düşünmek, aptallığın ta kendisidir. Sadelik, sunucu açısından sağlanması zor bir şey olabilir ama, dinleyicinin en takdir ettiği şeydir. Sadelik, sizin açınızdan sunumunuz üzerinde daha fazla düşünmek anlamına gelecektir çünkü, sunumunuza neyi dahil edip neyi çıkaracağınızı belirlemeniz gerekir. Mesajınızın özü nedir? Hazırlık aşamasında kendinize sormanız gereken en önemli soru budur. (İzleyiciye konuşacağınız her kelimeyi slaytlara yazmaya çalışırsanız baştan kaybedersiniz) 

Basit bir alıştırma yapacak olursak:

Hedef kitleniz, sunumunuzdan sadece üç şey hatırlayacak olsaydı, bunların neler olmasını isterdiniz?

presentationzen_4 copy

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEKLER:

presentasyanzen_4

Bu slayt yeterince sade mi sizce? Aslında ilk bakışta sade gibi görünüyor değil mi? Ama dikkatlice bakınca bu slaytı izleyen bir kişi neden sunucuyu dinlesin ki, zaten herşey yazılmış. Bir de aşağıdaki slayta bakalım;

presentationzen_5

 

 

İzleyiciler, slayta baktıklarında, ne anlama geldiğini öğrenmek için sizi dinlemek zorunda kalmalıdırlar. Görsel destek, ancak bu durumlarda görsel destek olabilir, söylenecek herşeyin yazılmış olduğu durumlarda değil…

 

NOT (Wikipedia): Pecha Kucha (Japonca: ペチャクチャ), içeriğini kısa sürede ve etkin bir şekilde bir topluluğa sunmayı amaçlayan bir sunuş tarzıdır. Sunuş yapan kişi her biri 20 saniye süresince 20 görseli toplam 6 dakika 40 saniye süresince göstererek sunuşunu tamamlar. 

Bu sunuş stili Japonya‘da Klein-Dytham Architecture şirketinden Astrid Klein ve Mark Dytham tarafından geliştirilmiştir. Amaçları genç tasarımcılara çalışmalarını göstermek, birbirleriyle tanışmak için Roppongi‘de deneysel arenada insanlara sunuş yapılmasını sağlamaktır. Bir gece içinde sunuş yapanların sayısını artırmak ve insanları sıkmadan sunuşları kısa tutabilmek için bu sunuş tarzını geliştirdiler.

Klein ve Dytham’ın Pecha Kucha Gecesi adı verilen sunuş gösterileri kısa sürede dünyaya yayıldı. Günümüzde 170’den fazla ülkede bu tarz sunuşlar düzenlenmektedir.

5. İçeriğinizin Ana Hatları
Planlamaya, “analog modunda” başlamanızı öneriyorum. Powerpoint’e (ya da Keynote’a) balıklama dalmaktansa, kafanızdaki düşüncelerin taslağını, kağıt kalem kullanarak somutlaştırmanızı öneriyorum. Ben şahsen, bunu yapmak için büyük bir beyaz tahta kullanıyorum. Hatta Apple’da çalışırken, odamın bir duvarını tamamen beyaz tahtaya çevirmiştim ve bu şekilde yaratıcılığımı özgürce uygulayabiliyordum.
Slaytları tasarlarken, hem üzerlerine ana mesajlarımı not alıyor, hem de kullanabileceğim görselleri (fotoğraf, grafik, vb.,) kabaca çizebiliyorum. Bu şekilde daha sonra powerpointe aktaracağım akış ortaya çıkmış oluyor. Post-it note’lar da bu konuda çok pratik bir araç olabiliyor.

(Aslında bu çok zaman alıcı bir uygulama gibi görünse de, aslında tam tersine herşey netleştiği için tekrar tekrar düzeltmelere gerek kalmıyor ve çok daha kısa sürede daha etkili sunumlar hazırlayabiliyorsunuz. Bu benim de kullandığım bir yöntem, itiraf etmeliyim ki büyük bir beyaz tahtam yok ama beyaz kağıtlarım var 🙂 )

Cliff Atkinson, bir prezantasyonu öncelikle kağıt üzerinde tasarlamadan powerpointta hazırlamaya geçmenin, bir film yönetmeninin film yıldızlarını seçerek, elinde senaryo olmadan filmi çekmeye başlamasına benzetiyor.

6. Sağlam ve net bir altyapınız olsun.
Burada sözünü ettiğimiz, sunumun akış sırası ile ilgilidir. Ancak, bunu başarabilmek için, öncelikle içeriğin ana hatlarının açık olması gerekir. Sunumunuzda vereceğiniz mesajlar, zihninizde yeterince net değilse, prezantasyonun akışının ve fikirler arasındaki bağlantının net olması beklenebilir mi? Prezantasyonun en başında, sunumla ilgili bir içerik slaytı paylaşmanız yeterli olmaz, sunum boyunca izleyicileriniz nereye doğru ilerlediğinizi görüyor olmalıdırlar. (Kısaca sunumun bir akışı olmalıdır.)

 
7. “Dakara nani?” – “Öyleyse ne olmuş?”
Japonca olarak sık sık kendime “Dakara nani?” ya da “Sore de?” diye sorarım. İngilizcede “so what?” karşılığı olan bu ifade “tamam da, öyleyse ne olmuş?” sorusuna yakın bir anlam taşımaktadır. Prezantasyonun içeriğini hazırlarken, kendinizi gerçekten de dinleyicilerin yerine koyarak, en zor soruları sormayı alışkanlık haline getirin. Örneğin, sunduğunuz bilginin konuyla gerçekten ilişkisi var mı? Ya da bu noktanın, cidden bir önemi var mı? Şayet bu soruları olumlu cevaplayamıyorsanız, o kısmı sunumunuzdan çıkarın.

 
8. “Asansör Testi”ni geçebilir misiniz?
Mesajlarınızın açık olup olmadığını, asansör testini kullanarak test edebilirsiniz. Bu test, mesajlarınızı 30-45 saniyelik bir süre içinde verebilmenizi gerektirir.

take-a-chance

Şöyle bir durumu hayal etmenizi istiyorum : Çok önemli bir konuda, üst düzey bir yöneticiye sunum yapmak için hazırlandınız. Tam toplantı odasına girdiğiniz anda, bu kişinin acil bir işi çıktığı için kalamayacağını öğreniyorsunuz ve size, ona salondan, otoparktaki arabasına kadar eşlik etmenizi, bu esnada da söylemek istediğiniz şeyi söylemenizi öneriyor. Hayatınız boyunca böyle bir durumu hiç yaşamayabilirsiniz ama, yaşarsanız hangi mesajları veriyor olmanız gerektiğini bilmeniz lazım… Sizin başınıza hiç gelmemiş olabilir ama yine de, sık karşılaşılan durumlardan biri, sunumu 30 dakika ya da 1 saatlik bir süre yerine 10-20 dakikalık bir zaman dilimine kısaltmanızın istenmesidir. Böyle bir durumda ne yapacağınızı, bilebilmeniz lazım… Başınıza böyle bir şey gelecekmiş gibi pratik yapmalısınız.

Ya da daha iddialı olmak gerekirse, David Belasco testinden geçmeyi de deneyebilirsiniz. Belasco, prodüksiyonunu üstlendiği her oyunun ana temasının, bir kartvizitin arkasına tek bir cümle ile özetlenebilecek kadar kısa, açık ve net olmasını talep ederdi. Siz, prezantasyonunuzun ana fikrini tek bir cümleye indirerek, kartvizitinizin arkasına sığdıracak olsaydınız, ne yazardınız?

 
9. Hikaye Anlatma Sanatı
İyi sunumların içeriğinde, hikayeler olur. En iyi sunucular, mesajlarını çoğunlukla kendilerine ait hikayeleri anlatmak yoluyla verirler. En karmaşık kavramları dahi anlatabilmenin en güçlü yolu, hikayelerle anlatmaktır. Hikayelerin hatırda kalması, katılımcılar açısından kolaydır. Sunumunuzun akıllarda kalmasını istiyorsanız, içeriğinizi kısa ve çarpıcı hikaye ya da örneklerle desteklemeniz gerekir.
Aslında, 30 dakikalık sunumunuzun tamamını bir hikaye anlatımı olarak ta görebilirsiniz. İyi hikayelerin ilgi çekici başlangıçları, provokatif ve sürükleyen içerikleri, anlaşılır ve mantıklı kapanışları vardır.

 
10. Özgüven
Malzemenizle ilgili hazırlıklarınız içinize sindikçe, sunumla ilgili gerginliğiniz de azalacaktır. İçerik ve akışla ilgili her şey tamamsa, kullandığınız görseller yeterince profesyonelse, kendinizi iyi hissetmeye başlarsınız. Bunların üzerine, bir de prova yaptınız mı, gerginliğiniz ve endişeleriniz tamamen kaybolup gidecektir. Bilmediklerimizden korkarız. Ancak sunacağımız konulara hakimsek, slaytların akışı uyum ve mantık içindeyse ve hangisinin diğerinden sonra geldiğinin sırasını biliyorsak, gelebilecek soruların bir çoğuna hazırlandıysak, korkacak fazla birşeyimiz kalmamış demektir. Korku ve endişe ortadan kalktığında, bunlardan boşalan yeri, özgüven doldurur.

Özetin devamı (3.Bölüm) bir sonraki yazıda…

Reklamlar