İHTİYAÇ ANALİZİ SÜRECİ

Tüm eğitmenlerin ve eğitimle uğraşan kişilerin bildiği gibi en önemli süreçlerden bir tanesi ihtiyaç analizidir. Çünkü ondan sonraki diğer tüm süreçler burada elde edilecek verilere bağlıdır.

İhtiyaç analizi yapılmadan tasarlanan, sırf üst yönetimin talepleri doğrultusunda uygulamaya geçilen eğitim süreçlerini doğru bulmuyorum. Böyle durumlarda, katılımcılar neden eğitime geldiklerini bilemiyorlar ve derse aktif katılım düşebiliyor. Daha önce biz bu konuları görmüştük veya biz bunları zaten biliyoruz gibi yaklaşımlarla karşılaşabiliyorsunuz. Eğitim veya proje üst yönetimden veya direkt eğitime katılmayacak birimler tarafından talep edilmiş olsa bile, eğitim ve /veya projeyle ilgili bile bir ihtiyaç analizi yapılması gerekmektedir.

ecm-needs-analysisİhtiyaç analizi yaparken size yardımcı olacak altı adım vardır;

1. ADIM – Hedeflerinizi Tanımlayın

Analiz için amaç ve hedeflerinizi tanımlamalısınız. Bunlar, sizin kararlarınızı geliştirmenizde ve planınızı yönetmenizde yardımcı faktörlerdir. Öncelikli olarak aşağıdaki noktalara dikkat etmelisiniz;

  • Öncelikle eğitim ihtiyaçlarına göre çalışanlarınızı ayırmalısınız.
  • Performans ile ilgili problemleri, eksiklikleri ve bunların temel sebeplerini ortaya koymalısınız.
  • Eğitimin bu problemleri çözmek için en iyi çözüm olup olmadığını belirlemelisiniz.
  • Daha önce yapılmış ve değerlendirilmiş eğitim programları destek sağlayabilir ve yeni hedefler doğurabilir, bu nedenle mutlaka eski eğitim programlarını incelemelisiniz.
  • Eğitim programının etkisini ölçmenizi sağlayacak dataları oluşturmalısınız.
  • Programın kapsamı, methodu, maliyetler ve eğitim mekanları özel veriler elde etmenizi sağlayacaktır.
  • Kısa vadede ve uzun vadede yapılacakları ve öncelikleri belirlemelisiniz.
  • Üst yönetimi bu eğitime bütçe ayırması için ikna etmelisiniz. Bunun için, ihtiyaçları tam olarak göstermeli ve şirkete ne kazandıracağını anlatabilmelisiniz. Bunun için de eğitim programları sonunda ulaşmak istediğiniz hedefleri gösterebilmelisiniz.

 2. ADIM – Gerekli Verileri Tanımlayın

Kapsamlı bir ihtiyaç analizi gerekli bilgilerin tanımlanmasını zorunlu kılar. Hangi verileri toplamanız gerektiğini önceden biliyor olmalısınız. Tabii bu süreç içinde toplamanız gereken sizin daha önce hiç düşünmediğiniz farklı alanlar da karşınıza çıkabilir.

  • İhtiyaç
  • Çözüm
  • Eğitimi alması gereken katılımcı kitlesi
  • Eğitimlerin oluşturulabilmesi için gereken stratejiler

Doğru bir ihtiyaç analizi çalışması için, bilgilerin niteliğinin ve miktarının ne olması gerektiğini biliyor olmalısınız. Bu aşamada bazı kaynaklara ihtiyacınız olabilir; tutum envanterleri, mali tablolar, görev tanımları, performans sonuçları, iş modelleri veya şirket arşivindeki belgeler, yetkinlik setleri, çalışan memnuniyeti anketi sonuçları, gizli müşteri araştırması sonuçları, varsa kurumun liderlik modeli, prosedürler vb. gibi

3. ADIM – Veri Toplama Yönteminizi Seçin

Doğru verileri toplayabilmek için bir yöntem tasarlamak veya seçmek size yardımcı olacaktır. Seçtiğiniz yöntemi kendi içinde yapılandırılmış veya yapılandırılmamış şekilde kullanabilirsiniz. Bunlar görüşmeler, anketler, gözlem, grup tartışmaları, çalıştaylar, kayıtlar (video, ses), raporlar ve testler, focus grup çalışmaları, sosyal medya’da ve internette araştırma, diğer araştırma yöntemleri olabilir.

4. ADIM – Veri Toplayın

3. adımda bahsedilen yöntem ve araçları uygulayarak tüm verilerinizi toplamalısınız.

5. ADIM – Topladığınız Verileri Analiz Edin ve Doğrulayın

Elde ettiğiniz yeni veriler ile geçmiş yıllara ait benzer verileri karşılaştırıp farklılıklar olup olmadığına, aradaki farktan kaynaklı problemler olup olmadığına bakmalı ve tüm verileri analiz etmelisiniz. Diğer önemli bir konuda elde ettiğiniz verilerin doğruluğunu kontrol etmelisiniz. Birbirleri ile çelişen veriler varsa bunların hangisinin doğru veya ağırlıklı olduğunu bulmalısınız.

6. ADIM – Bir Final Raporu Hazırlamalısınız

Tüm problemlere, ihtiyaçlara, zayıf noktalara işaret etmeli ve bunların iyileştirilmeleri için bir strateji sunmalısınız. Grafikler, tablolar ve diğer destekleyici görseller kullanarak hazırlayacağınız bir sunum (presentasyon) ile raporunuzu daha anlaşılır ve etkileyici yapabilirsiniz. Tabii bu sunumu bir oturumda veya toplantıda anlatacaksanız, sunum becerilerinizi de geliştirmeniz gerekecektir.

İHTİYAÇ ANALİZİ ÖNERİLERİ

Eğer işinizde ihtiyaç analizi yapmanız gerekiyorsa aşağıdaki önerileri aklınızın bir köşesinde tutmanızda fayda var.

1.  Öncelikle çalışanlar için hazırlayacağınız ihtiyaç formunun asla yeterli olmayacağını bilmelisiniz. Ben bir çok şirkette buna rastladım. Önce bir katalog oluşturulur, daha sonra çalışanların bu katalogdaki hangi eğitimleri almak istedikleri bir form ile toplanır ve en çok talep edilen eğitimler ya iç eğitmenler ya da danışman firmanlar tarafından herkese verilir. Bu tamamen yeterli bir yol değildir ve çoğu zaman farklı farklı bir çok eğitim talebi olacağından uygulanabilirliği de zordur. Bu nedenle farklı yollar da denemelisiniz.

2. Her şeyden önce yöneticileri de bu sürece katmanız gerekir, çünkü üst yönetimden başlayarak tüm yöneticilerin desteği sizin tüm eğitim faaliyetlerinizi yürütmenize destek olacaktır. Önce onlarla bir toplantı veya çalıştay yapmalısınız.

3. Kurum stratejileri, hedefleri, vizyon ve misyonu, prosedürleri ve iş planları da ihtiyaç analizi aşamasında önemli girdileri oluşturacaktır.

4. Hangi iş kolu için analiz yapıyor olursanız olun, hatta tekel (monopol) bile olsanız Benchmark (kıyaslama) yapmalısınız. Bir monopol işletme iseniz yabancı kaynaklardan faydalanabilirsiniz.

5. Eğer bir müşteri söz konusu ise, mutlaka görüşlerini almalısınız. Telefon, görüşme, anket vb. yöntemleri kullanabilirsiniz. Hatta gizli müşteri çalışması yapabilir, varsa gizli müşteri raporlarını inceleyebilirsiniz.

6. Eğer mümkün ise saha ziyaretleri yapmalı ve süreci yerinde incelemelisiniz.

7. Çalışanların fikirlerini mutlaka almalısınız. Focus grup çalışması yapılabilir.

8. Varsa, çalışan memnuniyeti raporlarını incelemelisiniz.

9. Son bir kaç yılın performans sonuçlarına ve tabii ki yetkinliklere bakmalısınız.

Kısaca elde edebileceğiniz tüm verileri incelemeli ve girdileri gruplayıp birbirleriyle ilişkili olanları bir araya toplamalısınız.

IHTIYAC ANALIZI LISTESI

Bu yazıda, ihtiyaç analizi ile ilgili genel bir çerçeve çizmeye çalıştım. İkinci bölümde ise ihtiyaç analizinde veri toplama araçları ve örnek bir ihtiyaç analizi modelini anlatmayı planlamaktayım.

Kaynak:  Schaner, K. “Instructional Systems Development”, edited by Tora Estep. ASTD Press

Reklamlar